Catatan Redaksi : Karya Tulis ini diterbitkan terkait Aksi Perubahan Kinerja Organisasi (APKO) Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) Xl BKPSDMD Provinsi NTT tahun 2023. Karya Tulis ini mengusung topik : ” Efisiensi dan Efektifitas Penyusunan Dokumen Penganggaran Daerah Kabupaten Lembata Melalui Aplikasi Sistem Informasi Pemerintahan Daerah (SIPD)”.
Oleh : Ferdinandus Diri Burin, SE., ME
- Latar Belakang Aksi Perubahan
- Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2019 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah pasal 90 ayat (1) menyatakan bahwa Kepala Daerah menyampaikan Rancangan Kebijakan Umum APBD (KUA) dan Rancangan Prioritas dan Plafon Anggaran Sementara (PPAS) kepada DPRD paling lambat minggu kedua bulan Juli untuk dibahas dan disepakati bersama antara KDH dengan DPRD dan pasal 104 ayat (1) menyatakan bahwa KDH wajib mengajukan rancangan perda tentang APBD disertai penjelasan dan dokumen pendukung kepada DPRD paling lambat 60 hari sebelum 1 bulan tahun anggaran berakhir untuk memperoleh persetujuan bersama antara KDH dan DPRD. Selanjutnya secara teknis dijelaskan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 77 Tahun 2020 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Keuangan Daerah yang menyatakan bahwa salah satu prinsip dasar penyusunan Rancangan APBD adalah tepat waktu sesuai dengan tahapan dan jadwal yang telah ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan.
Secara teoritis, terdapat beberapa pernyataan yang mendukung bahwa ketidaktepatan waktu dalam penyampaian dokumen perencanaan dan penganggaran (KUA/PPAS) dapat berdampak pada lambannya eksekusi pelaksanaan program/kegiatan. Salah satu indikator lemahnya kompetensi pemerintah daerah dalam penyusunan penyediaan barang publik di daerah yakni mekanisme pembuatan dokumen perencanaan dan penganggaran yang dianggap masih belum optimal (Khan& Hilbreth, 2002). Hal ini berkaitan juga dengan ketepatan waktu dalam penyusunan dan penyampaian dokumen perencanaan dan penganggaran. Teori Kelembagaan menyoroti peran dan struktur kelembagaan dalam mempengaruhi pelaksanaan program/kegiatan. Jika dokumen perencanaan dan penganggaran daerah terlambat disampaikan akan mengganggu proses pengambilan keputusan, koordinasi antar berbagai unit organisasi dan pemenuhan tugas dan tangungjawab yang telah ditetapkan. Dalam konteksi ini keterlambatan dapat menyebabkan ketidakpastian, kesalahan, dan kebingungan dalam pelaksanaan program/kegiatan. Dari sudut pandang efisiensi dan efektivitas menekankan pentingnya pelaksanaan program/kegiatan secara efisien dan efektiv untuk mencapai hasil yang diinginkan. Jika dokumen perencanaan dan penganggaran daerah terlambat disampaikan, pelaksanaan program/kegiatan akan mengalami penundaan hal ini dapat menyebabakan keterlambatan dalam mencapai tujuan program/kegiatan, penggunaan sumber daya yang tidak efisien dan mengurangi dampak yang diharapkan.
Tuntutan ketepatan waktu sebagai mana perintah regulasi tersebut diatas dan keterbatasan sumber daya yang dimiliki oleh pemerintah daerah, mendorong pemerintah pusat mengeluarkan regulasi tentang akselerasi pembangunan aparatur negara dilakukan melalui reformasi birokrasi sebagaimana ditetapkan dalam Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 20l0 – 2025 dengan 8 (delapan) area perubahan, yaitu penataan dan pengelolaan pengawasan, akuntabilitas, kelembagaan, tata laksana, SDM aparatur, peraturan perundangundangan, pelayanan publik, dan pola pikir dan budaya kerja. Secara khusus penerapan SPBE merupakan bagian dari area perubahan tata laksana dimana penerapan sistem, proses, dan prosedur kerja yang transparan, efektif, efisien, dan terukur didukung oleh penerapan SPBE.
Keterbukaan informasi keuangan daerah ini menjadi keharusan karena sudah memiliki dasar hukum yang mengaturnya yakni Pasal 391 ayat (1) Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah yang telah diubah terakhir dengan UU Nomor 9 Tahun 2015 yang memberi mandat kepada pemerintah daerah untuk menyediakan informasi pembangunan, keuangan daerah dan informasi pemeritah daerah lainnya kepada publik. Aturan ini pada intinya mendorong pemeritah daerah mengelola dan menyajikan informasi keuangan pemerintah daerah yang berbasis teknologi informasi yang juga menjadi bagian penting dalam mewujudkan layanan SPBE yang terpadu secara naisional sebagaimana digariskan Perpres Nomor 85 Tahun 2018.
Untuk memenuhi tuntutan aturan tersebut, ditetapkanlah aturan pelaksanaan berupa Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) Nomor 70 Tahun 2019 tentang Sistem Informasi Pemerintahan Daerah. Permendagri yang diundangkan pada 27 September 2019 ini mencabut Permendagri Nomor 98 Tahun 2018 tentang Sistem Informasi Pembangunan Daerah yang diundangkan satu tahun sebelumnya yaitu pada 5 Oktober 2018. Penggantian ini karena Permendagri Nomor 98 Tahun 2018 belum mengatur informasi pemerintahan daerah dalam satu sistem yang terhubung. Terkait dengan percepatan pelaksanaan Sistem Informasi Pemerintahan Daerah (SIPD) tersebut, Pemerintah Daerah wajib untuk mengintegrasikan semua sistem terkait dengan informasi pembangunan daerah dan informasi keuangan daerah ke SIPD paling lama 1 (satu tahun) sejak diundangkannya Permendagri Nomor 70 Tahun 2019. Sesuai dengan Pasal 4 ayat (1) Permendagri Nomor 70 Tahun 2019, Pemerintah Daerah wajib menyediakan informasi Pemerintahan Daerah yang terdiri atas: Informasi Pembangunan Daerah dan Informasi Keuangan Daerah. Selain Informasi Pembangunan Daerah dan Informasi Keuangan Daerah, Pemerintah Daerah dapat menyediakan dan mengelola Informasi Pemerintahan Daerah Lainnya.
Diharapkan dengan adanya Aplikasi SIPD ini seluruh pemerintah daerah dapat mengadopsinya agar dapat terwujud tata kelola pemerintahan yang lebih baik dan menciptakan keterbukaan informasi keuangan bagi publik. Dengan menggunakan SIPD, pemerintah daerah akan memperoleh manfaat dari sisi transparansi informasi publik yang tentunya akan meningkatkan kepercayaan masyarakat dan memberikan kemudahan bagi pemangku kepentingan (seperti pemerintah pusat, pemerintah daerah, maupun Kementerian dan Lembaga) untuk menarik data secara cepat dan akurat. SIPD ini menjadi instrumen penyedia data yang lebih valid dan aktual. Sebelum SIPD, setiap pemda memiliki sistem yang berbeda, sehingga menyulitkan integrasi data di pemerintah pusat maupun kementerian. Aplikasi SIPD ini sendiri mencakup semua aspek anggaran pemerintah daerah, mulai dari dokumen perencanaan, penganggaran, pelaksanaan, sampai penatausahaan. SIPD bukan hanya terkait dengan pengelolaan keuangan daerah semata. Lebih dari itu, sistem itu juga berperan dalam proses integrasi e-Database, e-Planning, e-Monev, dan e-Reporting. Selain itu, peran SIPD juga meliputi seluruh proses, mulai dari perencanaan pembangunan, pengelolaan keuangan daerah, monitoring, evaluasi program dan anggaran daerah, hingga pelaporan.
Sebaliknya jika Pemerintah Daerah tidak memanfaatkan Aplikasi SIPD ini atau tidak mengintegrasikan proses bisnis perencanaan dan penganggaran pembangunan daerahnya dengan SIPD maka akan mengalami berbagai permasalahan. Salah satu permasalahan yang masih dihadapi oleh sebagian besar pemerintah daerah sampai saat ini adalah soal keterlambatan penyampaian dokumen rancangan KUA, rancangan PPAS dan RAPBD kepada DPRD. Keterlambatan penyampaian dokumen perencanaan dan penganggaran ini dapat berdampak pada lambannya eksekusi pelaksanaan program/kegiatan. Salah satu indikator lemahnya kompetensi pemerintah daerah dalam penyediaan barang publik di daerah adalah mekanisme pembuatan dokumen perencanaan dan penganggaran yang dianggap masih belum optimal (Khan& Hilbreth, 2002). Hal ini berkaitan juga dengan ketepatan waktu dalam penyusunan dan penyampaian dokumen perencanaan dan penganggaran. Teori Kelembagaan menyoroti peran dan struktur kelembagaan dalam mempengaruhi pelaksanaan program/kegiatan. Jika dokumen perencanaan dan penganggaran daerah terlambat disampaikan akan mengganggu proses pengambilan keputusan, koordinasi antar berbagai unit organisasi dalam pemenuhan tugas dan tangungjawab yang telah ditetapkan. Dalam konteksi ini keterlambatan dapat menyebabkan ketidakpastian, kesalahan, dan kebingungan dalam pelaksanaan program/kegiatan. Dari sudut pandang efisiensi dan efektivitas menekankan pentingnya pelaksanaan program/kegiatan secara efisien dan efektif untuk mencapai hasil yang diinginkan. Jika dokumen perencanaan dan penganggaran daerah terlambat disampaikan, pelaksanaan program/kegiatan akan mengalami penundaan hal ini dapat menyebabakan keterlambatan dalam mencapai tujuan program/kegiatan, penggunaan sumber daya yang tidak efisien dan mengurangi dampak yang diharapkan.
Kabupaten Lembata sejak menjadi daerah yang otonom tahun 1999, telah melaksanakan urusan pemerintahan dalam koridor desentralisasi atau yang disebut otonomi daerah. Dalam implementasi berpemerintahan, berbagai langkah dan upaya dilakukan untuk memenuhi berbagai instrument penyelenggaraan pemerintahan daerah baik dari aspek kelembagaan maupun tata kelola finansial. Dari aspek tata kelola keuangan daerah, Pemerintah Kabupaten Lembata dengan berbagai strategi terus berupaya meningkatkan tata kelola keuangan daerah menjadi lebih baik dan tepat sasaran tentu sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Seiring dengan perkembangan waktu, pemerintah daerah dituntut untuk secara taat dan disiplin mengelola keuangan daerah . Ketaatan ini harus ditunjukan melalui upaya penataan administrasi tata kelola keuangan secara tepat waktu, tepat sasaran dan terukur.
Kenyataan menunjukan bahwa hingga saat ini, pemerintah Kabupaten Lembata belum optimal memenuhi tututan tata kelola keuangan daerah secara baik. Pemerintah daerah masih mengembangkan tata kelola pemerintahan (termasuk keuangan) yang bersifat konvensional. Karena itu, sejak tahun 2020 pemerintah daerah telah berupaya untuk mengubah tata kelola konvensional menjadi tata kelola yang dibantu oleh teknologi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik dengan salah satu Upaya adalah menggunakan aplikasi Sistem Informasi Pemerintahan Daerah (SIPD) milik pemerintah pusat dibawah koordinasi Kementerian Dalam Negeri RI. Dalam implementasinya, SIPD dirasakan belum banyak membantu mengatasi permasalahan terkait keterlambatan penyampaian dokumen penganggaran daerah dalam hal ini rancangan KUA/PPAS dan RAPBD kepada para stakeholder terutama kepada Lembaga DPRD untuk dibahas dan disepakati bersama dengan Pemerintah Daerah.
Berdasarkan evaluasi dari Pemerintah Propinsi NTT pada kegiatan asistensi/evaluasi RAPBD menunjukan bahwa Pemerintah Kabupaten Lembata belum tepat waktu dalam menyampaikan dokumen KUA/PPAS dan RAPBD antara lain: KUA/PPAS Tahun Anggaran 2021 disampaikan ke DPRD pada tanggal 04 Nopember 2020 dan RAPBD TA. 2021 disampaikan ke DPRD tanggal 18 Nopember 2020; KUA/PPAS TA. 2022 disampaikan ke DPRD pada tanggal 19 Agustus 2021 dan RAPBD TA. 2022 disampaikan ke DPRD pada tanggal 20 Nopember 2021 sedangkan KUA/PPAS TA. 2023 disampaikan ke DPRD pada tanggal 28 Juli 2022 dan RAPBD TA.2023 disampaikan pada tanggal 07 Nopember 2022. Selain itu juga berdasarkan monitoring dan evaluasi yang dilakukan oleh KPK melalui MCP KPK pada area perencanaan dan penganggaran mendapatkan skor penilaian 40% dimana pada item penilaian ketepatan waktu penyampaiaan dokumen KUA/PPAS TA. 2022 dan penyampaian dokumen RAPBD TA. 2022 kepada DPRD masih mendapat nilai 0 (nol).
Bertolak dari gambaran tersebut di atas, maka perlu dilakukan upaya terobosan inovatif agar dapat mengoptimalkan penyusunan dokumen penganggaran yang lebih efisien dan efektif dalam bentuk aplikasi digital. Semua upaya inovasi yang dilakukan nantinya akan diuraikan dalam penulisan laporan Implementasi Aksi Perubahan ini dengan judul: Efisiensi dan Efektifitas Penyusunan Dokumen Penganggaran Daerah Kabupaten Lembata Melalui Aplikasi Sistem Informasi Pemerintahan Daerah (SIPD).
- Tujuan Aksi Perubahan
Tujuan umum yang ingin dicapai melalui Pelatihan Kepemimpinan Administrator dalam Aksi Perubahan Kinerja Organisasi (APKO) ini adalah meningkatkan manajemen kinerja organisasi, melalui pengkoordinasian/pengendalian pelaksanaan kegiatan penyusunan dokumen penganggaran daerah yang efisien dan efektif pada BKAD Kabupaten Lembata. Berdasarkan tujuan umum di atas, maka rumusan tujuan khusus dari aksi perubahan dapat diuraikan sesuai tahapan sebagai berikut:
- Tujuan Jangka Pendek
Tujuan jangka pendek adalah: membangun komitmen bersama diantara stakeholders terkait TAPD, SKPD dan APIP melalui diskusi terarah/FGD dan uji coba proses asistensi/verifikasi dan reviu RKA Perubahan SKPD TA. 2023 melalui aplikasi SIPD.
- Tujuan Jangka Menengah
Tujuan jangka menengah pada tahun 2024 adalah: meningkatkan kapasitas SDM aparatur terutama APIP, menyediakan SOP dan peraturan bupati tentang pedoman teknis penyusunan dokumen perencanaan dan penganggaran daerah melalui aplikasi SIPD.
- Tujuan Jangka Panjang
Tujuan jangka panjang yang akan dicapai pada tahun kedua dan tahun-tahun berikutnya hingga perubahan terwujud 100% adalah mengoptimalkan penggunaan seluruh menu yang terdapat pada Aplikasi SIPD guna mewujudkan penyusunan dokumen penganggaran daerah (KUA/PPAS dan RAPBD) tepat waktu, efisien dan efektif.
- Manfaat Aksi Perubahan
- Manfaat Jangka Pendek: membantu Tim Anggaran Pemerintah Daerah dalam menyusun dan menyampaikan dokumen RAPBD Perubahan TA. 2023 kepada DPRD tepat waktu, efisien dan efektif.
- Manfaat Jangka Menengah: meningkatkan kinerja organisasi Satuan Kerja Perangkat Daerah dan Lembaga DPRD Kabupaten Lembata yang terlibat dalam proses penyusunan, pembahasan dan pesetujuan rancangan dokumen penganggaran daerah.
- Manfaat Jangka Panjang: pengkoordinasian penyusunan dokumen perencanaan dan penganggaran daerah tepat waktu, efisien dan efektif.
- Hasil Implementasi APKO
Salah satu faktor yang menjadi penghambat keterlambatan penyampaian dokumen penganggaran daerah kepada DPRD adalah proses penyusunan dokumen perencanaan daerah masih dilakukan secara konvensional atau manual dalam hal ini proses asistensi/verifikasi oleh TAPD dan reviu oleh APIP terhadap dokumen perencanaan dan penganggaran daerah masih dilakukan dengan cara berkumpul dan tatap muka serta menggunakan dokumen hard coppy yang memakan waktu 6-7 hari.
Hasil uji coba asistensi dan reviu RKA SKPD setidaknya menjawab isu permasalahan yang menjadi dasar daajukannya APKO ini yakni soal waktu yang digunakan dalam melaksanakan koordinasi penyusunan dokumen penganggaran daerah. Pertama, dari sisi waktu yang digunakan jika kegiatan asistensi dan reviu dilakukan melalui aplikasi SIPD maka waktu yang digunakan oleh TAPD Anggaran untuk melakukan asistensi terhadap satu RKA SKPD dapat dianalisa perhitungannya sebagai berikut:
- Terdapat 39 SKPD pada Pemerintah Kabupaten Lembata
- Penyelia TAPD Anggaran pada Bidang Anggaran 4 orang
- Jumlah sub kegiatan pada SKPD antara 33 sub kegiatan sampai dengan 67 sub kegiatan
- 1 orang penyelia TAPBD Anggaran mengampu 9 SKPD
- 1 RKA SKPD membutuhkan waktu 60 menit sampai 120 menit
- Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan asistensi RKA SKPD dalam 1 hari (8 jam kerja) adalah: 480 menit dibagi 90 menit = 5 SKPD
- Maka waktu yang digunakan untuk asistensi RKA SKPD oleh penyelia TAPD Anggaran adalah 960 menit atau 2 hari kerja.
Dari perhitungan waktu berdasarkan hasil uji coba asistensi RKA SKPD terhadap 5 SKPD sebagaimana diuraikan diatas maka terdapat penghematan waktu sebanyak 4-5 hari dari alokasi waktu 7 hari yang digunakan oleh TAPD untuk melakukan asistensi RKA SKPD secara manual.
Selanjutnya untuk proses reviu RKA SKPD oleh APIP menggunakan menu atau notifikasi sub kegiatan yang sama namun loginnya melalui akun pengawasan. Mekanisme reviu RKA SKPD melalui SIPD sama dengan mekanisme asistensi oleh TAPD anggaran dengan analisa perhitungan sebagai berikut:
- Terdapat 39 SKPD pada Pemerintah Kabupaten Lembata
- Penyelia APIP Inspektorat sebanyak 33 orang
- Jumlah sub kegiatan pada SKPD antara 33 sub kegiatan sampai dengan 67 sub kegiatan
- 1 orang penyelia APIP Inspektorat mengampu 1sampai 2 SKPD
- 1 RKA SKPD membutuhkan waktu 60 menit sampai 120 menit
Maka waktu yang digunakan untuk reviu RKA SKPD oleh penyelia APIP adalah 60 – 120 menit atau hanya dalam 1 hari kerja saja jika dibandingkan dengan pelaksanaan reviu selama ini yang dilakukan secara manual membutuhkan waktu 4 sampai 5 hari.
Dengan demikian maka dapat disimpulkan bahwa terjadi efisiensi dan efektifitas yang sangat signifikan terhadap proses penyusunan dokumen penganggaran daerah melalui aplikasi SIPD, dimana waktu yang dibutuhkan untuk melakukan asistensi/verifikasi dokumen penganggaran daerah oleh TAPD untuk seluruh SKPD dapat dilakukan hanya dalam waktu 2 hari jika dibandingkan dengan yang sudah dilaksanakan selama ini dengan pola konvensional menggunakan waktu 6-7 hari. Sedangkan proses reviu oleh APIP dapat dilakukan dalam waktu 1 hari jika dibandingkan dengan yang sudah dilakukan selama ini dengan pola konvensional yang membutuhkan waktu 4-5 hari. ***
