Ketua Bawaslu Lembata Paulina Y.B Tokan membuka kegiatan didampingi Koordinator Sekretariat Wilfrid Mathias Ndolu dan dua anggota Bawaslu, masing-masing Thomas Febry B. Ala dan Lambertus Bala Kolin.
LEMBATA : WARTA-NUSANTARA.COM-Badan Pengawas Pemilu (Bawaslu) Kabupaten Lembata menggandeng Dinas Kearsipan dan Perpustakaan setempat menata arsip secara tepat, cepat dan sistematis. Kegiatan Penataan Kearsipan ini dilakukan di Ruang Rapat Kantor Bawaslu Lembata, Rabu (10/03/2021).
Dalam kegiatan ini, pihak Bawaslu menghadirkan narasumber profesional di bidang kearsipan untuk membenahi arsip, mempermudah pengelolaan arsip serta meningkatkan penataan arsip secara tepat, cepat dan sistematis dalam mengelolah arsip Bawaslu Kabupaten Lembata.
Dikutip dari situs resmi Bawaslu Lembata, Ketua Bawaslu Kabupaten Lembata Paulina Y.B Tokan, SE dalam sambutannya saat membuka kegiatan mengharapkan semua peserta dapat mengikuti kegiatan dengan baik mulai dari penyajian materi sampai dengan praktik.
“Kami mengharapakn peserta bisa mendapatkan gambaran yang bisa dijadikan sebagai pedoman dalam pelaksanaan administrasi, pengelolaan arsip dan pencegahan penyalahgunaan arsip”, tandas Paulina
Kepala Bidang Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Lembata Yulius Jumat, SPd, MPd sebagai narasumber, menjelaskan unsur-unsur dalam mendukung pengelolaan arsip mulai dari Tata Naskah Dinas, Klarifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan Arsip, Fungsi Kegunaan Arsip dan mengingatkan peserta betapa pentingnya pengelolaan arsip .
Menurut Yulius, penataan arsip di Bawaslu Lembata sangat penting dan perlu dilakukan dengan baik dan benar. Sehingga, mudah diakses dan bisa digunakan pengguna yang berhak menggunakannya.
“Penataan arsip yang baik bukan sekedar membuat daftar arsip guna memenuhi penemuan kembali arsip tetapi juga mengolah arsip menjadi informasi yang mencerminkan keberadaan tugas dan fungsi”, jelas Yulius
Anggota Bawaslu Lembata Thomas Febry Bayo Ala, S.IP dalam sesi diskusi mengakui masih minimnya sarana dan prasarana serta masih terbatasnya media penyimpanan dan minimnya sumber daya manusia (arsiparis). Sehingga, Febry menegaskan, pengelolaan arsip di lingkungan Bawaslu sangat penting. Sebab, arsip menjadi bukti yang otentik ketika ada sengketa pemilu pada tahapan Pilkada.
Febry juga meminta disediakan pojok pengawasan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Lembata untuk menyimpan koleksi buku pemilu seperti buletin Bawaslu.
Dinas ini juga diharapkan menyediakan data dan informasi pemilu sehingga masyarakat bisa mengaksesnya dengan mudah.
Anggota Bawaslu Lambertus Bala Kolin, SSos, MM mengharapkan, kegiatan penataan arsip ini menjadi bekal penting bagi Bawaslu untuk bisa mengarsipkan Dokumen Bawaslu di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Lembata.
Menurut Lambertus, Bawaslu sebagai Penyelenggara Negara hadir di setiap kabupaten/kota melakukan pekerjaan-pekerjaan kepemiluan dan hajatan demokrasi.
“Kami mengharapkan semua dokumen Bawaslu yang bersifat kenegaraan bisa diarsipkan di Kantor Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Lembata. Dokumen ini akan menjadi catatan sejarah pemilu Lembata yang bisa dibaca banyak orang dan menjadi arsip daerah yang tersimpan dengan baik”, harap Lambert.
Kegitan ini disertai diskusi, tanya jawab dan praktik yang dipandu Emiliana Deran selaku Kasubag Tata Usaha Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Lembata.**(TL-WN-01).**
